Chúng ta đều đối mặt với vấn đề hàng ngày. Một số vấn đề rõ ràng là nghiêm trọng hoặc phức tạp hơn những vấn đề khác. Do đó, làm chủ kỹ năng giải quyết vấn đề tốt sẽ mang lại cho chúng ta rất nhiều lợi thế. 

Vấn đề là gì?

The Concise Oxford Dictionary (1995) định nghĩa một vấn đề là: “Một vấn đề đáng ngờ hoặc khó khăn cần một giải pháp” và “Một điều gì đó khó hiểu hoặc khó thực hiện hoặc giải quyết”. 

Chúng ta thường xuyên tiếp xúc với các cơ hội trong cuộc sống, tại nơi làm việc, ở trường học và ở nhà. Tuy nhiên nhiều cơ hội bị bỏ lỡ hoặc không được tận dụng triệt để. Chúng ta thường không chắc chắn làm thế nào để tận dụng cơ hội và tạo ra rào cản - những lý do khiến chúng ta không thể tận dụng. Những rào cản này có thể biến một tình huống có khả năng tích cực thành một vấn đề tiêu cực. Có phải chúng ta đang bỏ lỡ 'vấn đề lớn'? Bản chất của con người là chú ý và tập trung vào những vấn đề nhỏ, dễ giải quyết nhưng khó hơn nhiều để giải quyết những vấn đề lớn có thể gây ra một số vấn đề nhỏ hơn. Thật hữu ích khi xem xét các câu hỏi sau đây khi đối mặt với một vấn đề.

Là vấn đề thực sự hoặc nhận thức?

Vấn đề này có thực sự là một cơ hội?

Vấn đề có cần giải quyết không?

Tất cả các vấn đề đều có hai đặc điểm chung: mục tiêu và rào cản.

Mục tiêu: Các vấn đề liên quan đến việc đặt ra để đạt được một số mục tiêu hoặc tình trạng mong muốn và có thể bao gồm việc tránh một tình huống hoặc sự kiện. Mục tiêu có thể là bất cứ điều gì bạn muốn đạt được, hoặc nơi bạn muốn đến. Nếu bạn đói thì mục tiêu của bạn có lẽ là ăn gì đó. Nếu bạn là người đứng đầu một tổ chức (CEO), thì mục tiêu chính của bạn có thể là tối đa hóa lợi nhuận và mục tiêu chính này có thể cần được chia thành nhiều mục tiêu phụ để đạt được mục tiêu cuối cùng là tăng lợi nhuận.

Rào cản: Nếu không có rào cản trong quá trình đạt được mục tiêu thì sẽ không có vấn đề gì. Giải quyết vấn đề liên quan đến việc vượt qua các rào cản hoặc trở ngại ngăn cản việc đạt được các mục tiêu ngay lập tức. Theo ví dụ của chúng tôi ở trên, nếu bạn cảm thấy đói thì mục tiêu của bạn là ăn. Rào cản đối với điều này có thể là do bạn không có sẵn thức ăn - vì vậy bạn đi siêu thị và mua một ít thức ăn, loại bỏ rào cản và do đó giải quyết được vấn đề. Tất nhiên, đối với CEO muốn tăng lợi nhuận, có thể có nhiều rào cản hơn nữa ngăn cản mục tiêu đạt được. CEO cần cố gắng nhận ra những rào cản này và loại bỏ chúng hoặc tìm những cách khác để đạt được mục tiêu của tổ chức.

Giải quyết vấn đề hiệu quả thường bao gồm làm việc thông qua một số bước hoặc giai đoạn, chẳng hạn như những bước được nêu dưới đây.

1. Xác định vấn đề: Giai đoạn này bao gồm: phát hiện và nhận ra rằng có một vấn đề; xác định bản chất của vấn đề; xác định vấn đề. Giai đoạn đầu tiên của việc giải quyết vấn đề nghe có vẻ hiển nhiên nhưng thường đòi hỏi nhiều suy nghĩ và phân tích hơn. Bản thân việc xác định một vấn đề có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Có một vấn đề ở tất cả? Bản chất của vấn đề là gì, thực tế có nhiều vấn đề không? Làm thế nào vấn đề có thể được xác định tốt nhất? Bằng cách dành thời gian xác định vấn đề, bạn sẽ không chỉ hiểu nó rõ ràng hơn mà còn có thể truyền đạt bản chất của nó cho người khác, điều này dẫn đến giai đoạn thứ hai.

2. Cấu trúc vấn đề: Giai đoạn này bao gồm: giai đoạn quan sát, kiểm tra cẩn thận, tìm hiểu thực tế và phát triển một bức tranh rõ ràng về vấn đề. Tiếp theo từ việc xác định vấn đề, cấu trúc vấn đề là để thu thập thêm thông tin về vấn đề và tăng cường hiểu biết. Giai đoạn này liên quan đến việc tìm hiểu và phân tích thực tế, xây dựng một bức tranh toàn diện hơn về cả (các) mục tiêu và (các) rào cản. Giai đoạn này có thể không cần thiết đối với các bài toán rất đơn giản nhưng lại cần thiết cho các bài toán có tính chất phức tạp hơn.

3. Tìm kiếm các giải pháp khả thi: Trong giai đoạn này, bạn sẽ tạo ra một loạt các hướng hành động khả thi, nhưng với rất ít nỗ lực để đánh giá chúng ở giai đoạn này. Từ thông tin thu thập được trong hai giai đoạn đầu tiên của khuôn khổ giải quyết vấn đề, giờ là lúc bắt đầu suy nghĩ về các giải pháp khả thi cho vấn đề đã xác định. Trong một tình huống nhóm, giai đoạn này thường được thực hiện như một phiên động não, để mỗi người trong nhóm bày tỏ quan điểm của họ về các giải pháp khả thi (hoặc giải pháp từng phần). Trong các tổ chức, những người khác nhau sẽ có chuyên môn khác nhau trong các lĩnh vực khác nhau và do đó, rất hữu ích khi nghe quan điểm của từng bên liên quan.