chuyên đề

Giải quyết vấn đề

22/05/2022    admin   Kỹ năng làm việc
Chúng ta đều đối mặt với vấn đề hàng ngày. Một số vấn đề rõ ràng là nghiêm trọng hoặc phức tạp hơn những vấn đề khác. Do đó, làm chủ kỹ năng giải quyết vấn đề tốt sẽ mang lại cho chúng ta rất nhiều lợi thế. 

Vấn đề là gì?

The Concise Oxford Dictionary (1995) định nghĩa một vấn đề là: “Một vấn đề đáng ngờ hoặc khó khăn cần một giải pháp” và “Một điều gì đó khó hiểu hoặc khó thực hiện hoặc giải quyết”. 

Chúng ta thường xuyên tiếp xúc với các cơ hội trong cuộc sống, tại nơi làm việc, ở trường học và ở nhà. Tuy nhiên nhiều cơ hội bị bỏ lỡ hoặc không được tận dụng triệt để. Chúng ta thường không chắc chắn làm thế nào để tận dụng cơ hội và tạo ra rào cản - những lý do khiến chúng ta không thể tận dụng. Những rào cản này có thể biến một tình huống có khả năng tích cực thành một vấn đề tiêu cực. Có phải chúng ta đang bỏ lỡ 'vấn đề lớn'? Bản chất của con người là chú ý và tập trung vào những vấn đề nhỏ, dễ giải quyết nhưng khó hơn nhiều để giải quyết những vấn đề lớn có thể gây ra một số vấn đề nhỏ hơn. Thật hữu ích khi xem xét các câu hỏi sau đây khi đối mặt với một vấn đề.

Là vấn đề thực sự hoặc nhận thức?
Vấn đề này có thực sự là một cơ hội?
Vấn đề có cần giải quyết không?
Tất cả các vấn đề đều có hai đặc điểm chung: mục tiêu và rào cản.

Mục tiêu: Các vấn đề liên quan đến việc đặt ra để đạt được một số mục tiêu hoặc tình trạng mong muốn và có thể bao gồm việc tránh một tình huống hoặc sự kiện. Mục tiêu có thể là bất cứ điều gì bạn muốn đạt được, hoặc nơi bạn muốn đến. Nếu bạn đói thì mục tiêu của bạn có lẽ là ăn gì đó. Nếu bạn là người đứng đầu một tổ chức (CEO), thì mục tiêu chính của bạn có thể là tối đa hóa lợi nhuận và mục tiêu chính này có thể cần được chia thành nhiều mục tiêu phụ để đạt được mục tiêu cuối cùng là tăng lợi nhuận.

Rào cản: Nếu không có rào cản trong quá trình đạt được mục tiêu thì sẽ không có vấn đề gì. Giải quyết vấn đề liên quan đến việc vượt qua các rào cản hoặc trở ngại ngăn cản việc đạt được các mục tiêu ngay lập tức. Theo ví dụ của chúng tôi ở trên, nếu bạn cảm thấy đói thì mục tiêu của bạn là ăn. Rào cản đối với điều này có thể là do bạn không có sẵn thức ăn - vì vậy bạn đi siêu thị và mua một ít thức ăn, loại bỏ rào cản và do đó giải quyết được vấn đề. Tất nhiên, đối với CEO muốn tăng lợi nhuận, có thể có nhiều rào cản hơn nữa ngăn cản mục tiêu đạt được. CEO cần cố gắng nhận ra những rào cản này và loại bỏ chúng hoặc tìm những cách khác để đạt được mục tiêu của tổ chức.

6 giai đoạn giải quyết vấn đề

Giải quyết vấn đề hiệu quả thường bao gồm làm việc thông qua một số bước hoặc giai đoạn, chẳng hạn như những bước được nêu dưới đây.

1. Xác định vấn đề: Giai đoạn này bao gồm: phát hiện và nhận ra rằng có một vấn đề; xác định bản chất của vấn đề; xác định vấn đề. Giai đoạn đầu tiên của việc giải quyết vấn đề nghe có vẻ hiển nhiên nhưng thường đòi hỏi nhiều suy nghĩ và phân tích hơn. Bản thân việc xác định một vấn đề có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Có một vấn đề ở tất cả? Bản chất của vấn đề là gì, thực tế có nhiều vấn đề không? Làm thế nào vấn đề có thể được xác định tốt nhất? Bằng cách dành thời gian xác định vấn đề, bạn sẽ không chỉ hiểu nó rõ ràng hơn mà còn có thể truyền đạt bản chất của nó cho người khác, điều này dẫn đến giai đoạn thứ hai.

2. Cấu trúc vấn đề: Giai đoạn này bao gồm: giai đoạn quan sát, kiểm tra cẩn thận, tìm hiểu thực tế và phát triển một bức tranh rõ ràng về vấn đề. Tiếp theo từ việc xác định vấn đề, cấu trúc vấn đề là để thu thập thêm thông tin về vấn đề và tăng cường hiểu biết. Giai đoạn này liên quan đến việc tìm hiểu và phân tích thực tế, xây dựng một bức tranh toàn diện hơn về cả (các) mục tiêu và (các) rào cản. Giai đoạn này có thể không cần thiết đối với các bài toán rất đơn giản nhưng lại cần thiết cho các bài toán có tính chất phức tạp hơn.

3. Tìm kiếm các giải pháp khả thi: Trong giai đoạn này, bạn sẽ tạo ra một loạt các hướng hành động khả thi, nhưng với rất ít nỗ lực để đánh giá chúng ở giai đoạn này. Từ thông tin thu thập được trong hai giai đoạn đầu tiên của khuôn khổ giải quyết vấn đề, giờ là lúc bắt đầu suy nghĩ về các giải pháp khả thi cho vấn đề đã xác định. Trong một tình huống nhóm, giai đoạn này thường được thực hiện như một phiên động não, để mỗi người trong nhóm bày tỏ quan điểm của họ về các giải pháp khả thi (hoặc giải pháp từng phần). Trong các tổ chức, những người khác nhau sẽ có chuyên môn khác nhau trong các lĩnh vực khác nhau và do đó, rất hữu ích khi nghe quan điểm của từng bên liên quan.

4. Đưa ra quyết định: Giai đoạn này bao gồm việc phân tích cẩn thận các hướng hành động khác nhau có thể thực hiện được và sau đó lựa chọn giải pháp tốt nhất để thực hiện. Đây có lẽ là phần phức tạp nhất của quá trình giải quyết vấn đề. Tiếp theo bước trước, bây giờ là lúc xem xét từng giải pháp tiềm năng và phân tích cẩn thận. Một số giải pháp có thể không thực hiện được do các vấn đề khác như hạn chế về thời gian hoặc ngân sách. Ở giai đoạn này, điều quan trọng là cũng phải xem xét điều gì có thể xảy ra nếu không có gì được thực hiện để giải quyết vấn đề - đôi khi cố gắng giải quyết một vấn đề dẫn đến nhiều vấn đề khác đòi hỏi một số suy nghĩ rất sáng tạo và ý tưởng đổi mới. Cuối cùng, hãy đưa ra quyết định về hướng hành động cần thực hiện - bản thân việc ra quyết định là một kỹ năng quan trọng.

5. Thực hiện: Giai đoạn này liên quan đến việc chấp nhận và thực hiện quá trình hành động đã chọn. Thực hiện có nghĩa là hành động theo giải pháp đã chọn. Trong quá trình thực hiện, nhiều vấn đề hơn có thể phát sinh, đặc biệt nếu việc xác định hoặc cấu trúc vấn đề ban đầu không được thực hiện đầy đủ.

6. Theo dõi/Tìm kiếm phản hồi: Giai đoạn cuối cùng là xem xét các kết quả của việc giải quyết vấn đề trong một khoảng thời gian, bao gồm cả việc tìm kiếm phản hồi về sự thành công của các kết quả của giải pháp đã chọn. Giai đoạn cuối cùng của việc giải quyết vấn đề liên quan đến việc kiểm tra xem quy trình có thành công hay không. Điều này có thể đạt được bằng cách theo dõi và thu thập phản hồi từ những người bị ảnh hưởng bởi bất kỳ thay đổi nào đã xảy ra. Thực hành tốt là lưu giữ hồ sơ về kết quả và bất kỳ vấn đề nào khác đã xảy ra.

Để có hiệu quả trong việc giải quyết vấn đề, bạn có thể cần một số kỹ năng quan trọng khác, bao gồm:

*Sáng tạo. Các vấn đề thường được giải quyết bằng trực giác hoặc có hệ thống. Trực giác được sử dụng khi không cần kiến thức mới - bạn biết đủ để có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và giải quyết vấn đề, hoặc bạn sử dụng cảm giác thông thường hoặc kinh nghiệm để giải quyết vấn đề. Các vấn đề phức tạp hơn hoặc các vấn đề mà bạn chưa từng trải qua trước đây có thể sẽ yêu cầu một cách tiếp cận hợp lý và có hệ thống hơn để giải quyết, và đối với những vấn đề này, bạn sẽ cần sử dụng tư duy sáng tạo.

*Kỹ năng nghiên cứu. Việc xác định và giải quyết các vấn đề thường đòi hỏi bạn phải thực hiện một số nghiên cứu: đây có thể là một tìm kiếm đơn giản trên Google hoặc một dự án nghiên cứu nghiêm ngặt hơn.

*Làm việc nhóm. Nhiều vấn đề được xác định và giải quyết tốt nhất với đầu vào của người khác. Làm việc theo nhóm nghe có vẻ giống như một 'công việc' nhưng nó cũng quan trọng ở nhà, trường học cũng như ở nơi làm việc.

* Trí tuệ cảm xúc. Cần xem xét tác động của một vấn đề và/hoặc giải pháp đối với bạn và những người khác. Trí tuệ cảm xúc, khả năng nhận biết cảm xúc của bản thân và người khác, sẽ giúp định hướng cho bạn cách giải quyết phù hợp.

*Quản lý rủi ro. Việc giải quyết một vấn đề liên quan đến một số rủi ro nhất định - rủi ro này cần được cân nhắc với việc không giải quyết được vấn đề.

*Quyết định. Giải quyết vấn đề và ra quyết định là những kỹ năng có liên quan chặt chẽ với nhau và đưa ra quyết định là một phần quan trọng của quá trình giải quyết vấn đề vì bạn sẽ thường xuyên phải đối mặt với nhiều lựa chọn và phương án khác nhau.


CÁC BÀI VIẾT KHÁC CÙNG CHUYÊN ĐỀ

10 Steps to Overcome Social Anxiety
10 Steps to Overcome Social Anxiety
Social anxiety prevents people from expressing their ideas and personality for fear of being judged or rejected. As a result, socially anxious and shy people often feel misunderstood. To overcome social anxiety and develop confidence, try the following 10 steps
8 Ways to Boost Your Creativity
8 Ways to Boost Your Creativity
Creativity is an extremely useful skill, regardless of your aspirations in life. Creative thinking can come in handy when you’re playing word games with friends at home, taking up a new hobby such as playing an instrument, and especially if you are interested in a career in which creative thinking is a necessary skill.
5 KỸ NĂNG TRADE MARKETER CHUYÊN NGHIỆP CẦN CÓ ?
5 KỸ NĂNG TRADE MARKETER CHUYÊN NGHIỆP CẦN CÓ ?
Với mức thu nhập hấp dẫn lên đến hàng nghìn đô, Trade Marketing đang là lĩnh vực mà nhiều bạn trẻ theo đuổi. Bên cạnh những kỹ năng cơ bản của một Marketer, người làm Trade Marketing cần có những kỹ năng nhất định. Dưới đây là 5 kỹ năng quan trọng cần trau dồi nếu bạn mong muốn trở thành một người làm Trade Marketing chuyên nghiệp.